企业资源计划系统在仓储管理中的应用研究

现代物流是人类进入信息化时代的产物。作为物流管理链中的重要组成部分, 系统化管理、无纸化操作、统一性协调的电子物流 (e-Logistics) 的理念正在越来越多地被引入到仓储管理系统中。企业资源计划 (ERP) 系统作为大型先进管理系统软件的集成和先进企业管理理念推广, 正在对上海市电力系统内部的仓储管理产生革命性的影响。

物流系统由运输、仓储、装卸搬运、包装等多个环节所构成。仓储管理作为企业物流链中不可缺少的重要环节, 是企业开展业务、节约成本、获取最大销售利润和经济效益的基础。传统的仓储管理受制于信息渠道不畅通、库存备料被动采购、纯人工操作等问题, 使仓储管理不能与实际的业务发展相衔接。当库存物资不能被及时流转、消费时, 就需要专门的场所用于存放, 从而被迫产生静态的仓储, 降低了库存周转率, 进而占用了企业的流动资金, 对企业的发展产生不利影响。由此可见, 如何控制好库存物资的存量, 加快物资流通, 提高库存周转率是仓储管理的核心问题。

上海市电力公司引入ERP系统, 就是要通过对企业物资流、资金流、信息流的系统整合, 实现企业资源的集约化和精益化。对于仓储管理来说, 就是要通过ERP系统使传统意义上的以被动型“储存”概念为基础的、以提高储存效率为中心的储存型仓储方式, 向现代化、市场化的以主动型“流通”概念为基础的、以提高客户物流服务水平为中心的现代化仓储管理方式转变, 在降低库存数量的同时, 提高库存周转率, 用最小限度的资本占用率实现流通顺畅、业务稳定的企业发展模式, 体现出现代化仓储管理的集约化和精益化。

从2009年起, ERP系统正式成为上海市电力公司内部仓储管理的核心业务平台, 实现了计划分配、物资采购、库存管理、报表查询和账目统计等传统物流项目的程序整合和业务梳理, 使仓储管理转变为以满足各供电公司和相关单位的物流服务需要, 注重于主动型和流通型的现代化仓储管理方式。

基于ERP系统的仓储管理模块实现存货静态信息、存货动态信息和存货汇总信息3个层面的实时查询、统计和分析 (见图1) 。

现代化的仓储管理是基于网络技术、计算机数据运行和科学的管理方法对仓储信息进行收集、加工、储存、分析和交换的综合系统。ERP系统通过对物资统一编码, 形成国家电网公司系统统一并且唯一的编码系统, 推进华东、华北、西北各区域电力系统通信规则的统一以及票据电子化和标准化, 以满足电子数据传输、处理的需要, 实现了现代化的、符合电力系统业务流程和实际工作需要的仓储管理。ERP系统对现代化仓储管理的推进作用主要体现在仓储信息网络化、仓储资源集约化、仓储管理精益化3个方面。

1) 仓储信息网络化基于电子数据交换技术 (Electronic Data Interchange, EDI) 、计算机网络技术、数据库技术、数据仓库技术的逐渐完善, ERP系统针对上海市电力系统所属的9个供电公司和1个超高压公司的业务需要, 把系统的28个仓库整合在仓储管理模块中, 真正在实际应用和数据统计方面实现了信息共享、统筹兼顾。仓储信息的网络化是仓库物资横向联系的关键, 其将原本相隔几十公里的区域仓库, 通过ERP系统的信息网络化, 使每个仓库的库存情况、物资周转情况可以方便、迅速地查询和调拨, 而不断更新的数据库技术使仓库的库存信息时刻保持时效性和准确性, 便于仓库管理人员和相关业务人员的信息监控和数据统计。EDI颠覆了传统仓储管理中账本式管理、手工记账、人工核对、定期统计的劳动密集型管理方式, 取而代之的是无纸化、高效率、全公开、自动记录式的现代化管理模式;而具有时效性和公开化的库存信息大大加强了仓储管理上下游领域的业务衔接和数据交换;物资采购和物料周转通过对库存数据实时跟踪而实现了计划预算、主动采购、及时周转。

2) 仓储资源集约化。在物流行业的发展过程中, 传统的企业仓储管理常常会陷入“业务扩张→流通环节增加→库存管理误差加大→库存成本增加→库存周转率下降→市场风险加剧”的牛鞭效应 (指营销过程中的需求变异放大现象) 中。ERP系统基于仓储信息的网络化, 使仓储资源、库存物资和物料流转实现了集约化。通过对上海市电力系统28个仓库的集约化管理, 以规模化经营、高质量服务为手段, 以“低投入、高产出”和“多、快、好、省”为仓储管理目标, 杜绝牛鞭效应的产生和数据误差对业务流程的影响。除了仓库原有物料资源的横向整合以外, 企业人力资源和财务资源的集约化也对仓储资源的集约化构成了支撑与协助, 从而实现了人尽其才、物尽其用的最佳组合方式, 减少了库存物资的流通环节, 提升了库存周转率, 降低了企业资金的占用成本, 增强了企业的业务竞争力和工作效率。

3) 仓储管理精益化。仓储管理的精益化着重于仓储管理的精益求精、尽善尽美。对于上海市电力公司而言, 仓储管理精益化的核心就是要努力消除物资采购、运输、仓储过程中的无效劳动以及落后的仓储管理技术和工作方式, 以最低的成本、合理的价格、明显的竞争优势, 全面、灵活、优质、高效地为各相关单位提供满意的服务, 把最终成果落实到效益上。这里的效益不仅仅指经济效益, 还包括社会效益;不只是着眼于眼前利益, 更要注重未来的长远利益。上海市电力公司通过高学历人才的引进、业务骨干的培养, 为精益化管理提供了宝贵的人力资源。而ERP系统的投入使用、无线射频识别技术 (RFID) 、条形码技术和标准化仓库的推广建设为仓储精益化管理提供了硬件和技术平台。

由于上海市电力公司仓储管理模块的ERP系统设计以原版的ERP标准化系统模板为基础, 在仓储管理的实际应用和推广过程中, 在人员结构、业务技能和上、下游衔接方面存在着一些不能忽视的问题。这些问题不仅影响了ERP系统的正常运行, 也关系着上海市电力系统企业物流的顺畅流通。

仓储管理人员的知识结构是影响ERP系统正常运行的重要因素之一。原有仓储管理人员所熟悉的传统的仓储管理方式和机械的管理理念阻碍了ERP系统的推广与应用。而新上岗的年轻技术人员由于缺乏仓储管理的知识储备和管理经验, 使单纯的ERP系统操作不能与实际的仓储业务工作流程相协调, 实物、卡帐和ERP台账之间难免存在的库存误差。这种由于仓储管理人员在岗位结构和业务能力上的失衡, 严重阻碍了ERP系统的正常运行。

随着ERP系统的上线, 熟悉系统程序和具有操作能力是每一位ERP业务员必须掌握的基本业务技能。为了使ERP系统能够贴近电力系统的实际运行情况, 在ERP系统的标准化模块和开发性模块中, 不断地改进、完善现有的操作流程, 从而生成全新的系统代码或者流程模块。与此同时, 国家电网公司物料代码与上海物料代码的转化, 紧急领料单程序的开发, 使ERP系统中包含的内容越来越丰富。对于一名普通的ERP操作人员来说, 在集中培训阶段所学习到的业务技能, 已经远远不能满足实际中不断提升的工作要求和工作量的增加。使业务人员自身已经掌握的业务技能与不断升级的系统程序之间产生了严重脱节, 原本畅通的业务操作又变得步履艰难。如果不能妥善地解决业务技能培训与系统升级速度之间的衔接问题, 将严重影响ERP系统的实际使用效率。

仓储管理的上游产业是物资供应商和电力系统的物资采购部门, 下游产业是需要使用相关物资的各供电公司和相关单位。由于ERP系统是一个网络化、开放式的业务操作平台, 仓储管理中的上游产业与下游产业, 也同时纳入了ERP系统中的供应商报价、采购订单确认、物资收发货的确认等相关模块之中。这就要求上、下游企业必须掌握ERP系统以及相关的管理信息系统 (MIS) 、办公自动化 (OA) 协同系统中的相关业务操作方法与操作流程, 从而建立起一条完整的、闭环的、畅通的物流链。而在实际的仓储管理实践中, 常常会发生由于上游供应商或者下游物资需求单位的误操作或者是不配合, 而产生业务症结或者是流程断链, 严重影响了仓储管理的正常运行, 也损害了企业的经济效益。而其中发生的误操作和不配合主要是由于上、下游企业对ERP系统不熟悉、操作流程未完全掌握造成的。如何实现仓储管理与上、下游企业之间的默契配合, 打造出一条完整、畅通的物流产业链条, 是ERP系统在实际应用中必须解决的关键问题之一。

结合工作实践中的经验和对ERP系统的了解, 对ERP系统在仓储管理模块的应用与发展提出以下建议。

面对逐步升级、不断完善的ERP系统, 以及正在试行的标准化仓库和仓库管理系统 (Warehouse Management System, WMS) , 国家电网公司物料代码的转化和开发, 有必要对每一名ERP业务人员进行业务技能培训, 且业务技能培训必须实现常态化和形式多样化。培训的周期可以控制在一个季度一次, 培训的人员可以是横向的同岗位集中培训, 或者是采取供应商、采购人员、仓储管理人员、物资需求单位的联合案例演练, 从而实现ERP业务技能的常态化培训。同时在培训的方式和渠道上, 可以尝试网络化的视频会议、虚拟课堂、学习资料和课程课件的网上共享、在线答疑等灵活多样的方式, 以便更好地应对在实际工作中遇到的各种问题。

在现阶段的ERP系统开发进程中, 一般先有业务上的实际需求, 再联系ERP系统支持单位寻求系统支持或者是程序开发。而程序开发的周期, 从立项、协调、开发、调试到实际应用推广一般需要一个月左右的时间, 这在一定程度上影响了实际业务流程的正常进行。为此, 建议ERP系统的咨询和支持单位可以把被动的技术支持转变为主动的技术革新, 深入仓储管理的一线操作现场, 与实际的业务操作人员增进沟通, 就业务上的操作问题与相关人员交流经验, 寻找系统改进、程序开发与实际业务操作之间的衔接节点, 从而使程序开发优先于业务发展, 加强程序开发上的时效性和实际效果, 使ERP系统能更好地为仓储管理的实际运行服务。

仓储管理与上、下游企业之间的合作关系是梳理物流链的重要环节。通过ERP系统实现实时的信息共享和及时的业务联络是建立起合作关系的有效方式。采用电子邮件、业务电话、传真影印、主动上门协调、制造现场监理和第三方协助等方式进一步实现仓储管理与上、下游企业之间的密切合作, 是现代化物流企业必须具备的业务素养和工作方式。特别是在发生业务症结和供应链断裂等严重影响仓储管理运行的情况时, 必须及时地与上、下游企业取得联系, 以求妥善解决相关问题。在遇到应急保障等重要任务时, 良好的合作关系可以缩短物资采购和工程领料的时间, 保证应急任务的顺利完成。

ERP系统在上海市电力系统的仓储管理的应用已经产生了革命性的影响与良好的经济效益。面对ERP系统网络化、集约化、精益化的管理模式, 在系统升级与程序开发的同时必须处理好人员结构调整、业务技能培训和上、下游企业的密切合作问题。

随着ERP系统的不断完善和应用推广, 标准化仓库的建设, 无线射频识别技术、条形码技术的逐步运用, 现代化的物流产业链将逐步取代传统的仓储管理方式, 真正实现上海市电力系统在仓储管理方面的集约化和精益化。