几种管理工具在药品仓储管理中的应用

药品经营企业仓储药品品种多, 批量不一, 性能各异, 其药品质量管理重要的一环是仓库管理, 而中、小型药品批发企业, 大多沿用多年习惯和经验来放置药品, 单凭脑袋记忆拣货, 这样易造成高出错、低效率、劳动强度大以及空间利用不足等现象。我们在药品仓库管理中引用单点课程 (OPL) 、短间隔监控 (SIC) 及KPI绩效管理等方法, 对仓库温湿度控制和货位优化得到有效的改善。

药品仓库温湿度按照GSP要求控制是保证药品质量的有效措施之一。而库内的温湿度总是受外界气候的影响。这就要求药品养护人员应关注气候的变化对库内温湿度的影响, 及时采取相应的控制措施, 确保药品储存的条件达到要求。

短间隔监控 (SIC) :是一种按最佳的短间隔来跟踪和监控某一变量的一种图形工具, 该变量是能够量化反映重要流程的关键控制点, SIC只需针对流程中关键控制点, 由流程的“一线”人员记录, 它是操作人员良好的沟通工具, 可以应用到更多控制点上。

南方夏秋季节湿度基本符合要求, 而温度高于30℃以上占多数, 对保持在20℃以下的阴凉库来说, 必需采取人为降温。因为中、小型药品经营企业库房大都无配备自动温度记录仪, 为防止库房温湿度发生异常变动, 在每间库房的温湿度计旁张贴温湿度短间隔监控图。针对每年的7月～10月为高温高湿气候, 采用短间隔监控图 (SIC) 来跟踪和监控冷库和阴凉库的温湿度, 根据冷库和阴凉库的温湿度要求, 设置绿色最佳合格区、黄色警示区、红色不合格区, 提高员工对黄色和红色区域的敏感度。2011年10月份阴凉库温湿度短间隔监控图和短间隔监控过程问题记录表 (见图1、表1) 。

相关的行动措施:记录进入黄色区域我们应该采取预防措施, 进入红色不合格区域我们应该分析原因, 采取纠正措施, 改进是SIC最主要的部分, 只有针对有问题的流程, 需要在关键点上控制, 才使用SIC, 而不是推翻原来的记录频率和方式。当流程可控, 问题不再出现, 针对此处的SIC可以停用。短间隔监控 (SIC) 的目的:使问题的关键点得到控制, 把问题控制在最小, 将隐患降到最低, 防微杜渐!

事实证明应用短间隔监控表后, 大大提高了员工对温湿度控制能力, 对温湿度发生异常能及时反馈并采取有效的控制措施, 确保温湿度控制在要求范围内。2011年9月使用SIC控制图与去年同期无使用SIC控制图的温湿度与时间的曲线图 (见图2) 。

单点课程 (One Point Lesson, OPL) , 是使用一、二页纸, 采用表格、图形或照片等简明、直观地沟通指导信息的小工具;它来源于标准操作规程 (SOP) , 是对SOP的补充;将SOP可视化, 直观易懂便于掌握, 便于团队之间交流知识和技能。目前尚未有在GSP管理中应用的报道。

药品的入库验收、存储、养护、出库、输送都是在仓库内完成的, 这些程序都有SOP支持, 由于中、小型医药经营企业操作人员变动较频繁, 管理制度培训也经常不到位, 墙上SOP又不直观。而OPL的作用能够弥补SOP的不足, 使新员工、转岗员工能够直观快捷掌握操作规程, 适应新环境。

通过单点课程 (OPL) 的设计和培训, 使三名在仓库工作的新员工能尽速地掌握了操作流程, 老员工的操作方法也更加规范。

随着企业的发展, 配送药品品种、数量的增多, 从人工仓库升级为自动化仓储系统, 是仓储发展的必经之路。目前由于中、小型企业还处在过渡阶段, 药品存储位置的设置就显得日益重要, 而不同时期药品的需求种类、数量和频率的变化, 合理的储位可以减少搬运成本, 以最大化拣货效率以及最小化拣货成本, 加快整个供应链的反应速度, 有利于提高企业的市场竞争力。

根据药品的存储属性和GSP要求, 合理地存放药品:①库存周转率排序原则:周转率越高且出入量越大的品种应离物流出口越近;②相关联原则:对经常同时使用的几个相关联的药品, 放在相邻的位置, 可以缩短拣货人员的移动距离, 提高工作效率;③相同原则:同一药品集中保管在同一货位区域内;④系列原则:同一系列的药品, 设置一个大的区域;⑤隔离易混原则:外包装相近的药品, 要间隔货位, 防止混放;⑥批号管理原则:不同批号分垛存放, 做到“先产先出”、“近期先出”和按批号发货;⑦面对通道原则:便于查找, 把药品的标识面对向通道;⑧合理搭配原则:依据形状大小, 合理搭配空间, 提高空间利用率;⑨上轻下重原则:减少劳动强度, 提高货架与人员的安全性; (10) 分库 (区) 存放原则:按GSP要求分库 (区) 存放药品[1]。

货位优化 (Slotting Optimization) 是用来确定每一货品, 在恰当的储存方式下的空间储位分配。货位优化的最终目标是通过提高生产力和将无用的运动减到最少来降低成本[2]。

无论起初的货位规划如何完美, 在运作一段时间后, 由于频繁地对主营品种、中标配送品种等发货数量大的药品进行存取, 有些常见病和多发病存在着明显的季节性, 不同季节药品需求率不同, 拣货所花的时间和路径不同, 导致并非如初始规划那样合理, 此时货位的优化势在必行, 定期货位优化可以提高拣货效率。

由于中、小型药品批发企业大多库房无自动化仓储系统, 所以货位优化最适合采用:倒库作业和黄金区域原则[3]。

关键绩效指标KPI (Key Performance Indicators ) , 是基于企业经营管理绩效的系统考核体系。它把对绩效的评估简化为对几个关键指标的考核, 将关键指标当作评估标准, 把员工的绩效与关键指标作出比较的评估方法。

KPI指标体系是要以最直接, 定量, 公开的手段来达到优化管理的目的, 根据药品配送业务流程, 动态货位优化管理中的KPI指标, 主要体现在以下几个关键环节, 便于在动态货位优化中进行对比和改进:①单位搬运成本, 体现了动态货位优化中仓库布局、货位搭配的作用。②分拣效率, 体现了动态货位的优化作用, 减少寻找时间、降低行走距离、降低拣选难度、减少工作量。③准确率和货损率, 是工作量的平衡, 无效走动的减少、货位高低合适的体现。④库存周转率, 公司运营的财务指标在KPI中的体现。⑤库房利用率, 进行动态货位优化的目的是提高利用率、降低成本。⑥顾客满意率, 整个动态货位优化的最终目的, 正是由于动态货位优化, 使得订单完全执行率、交货能力、及时送达能力得到提高, 并得到客户的一致认可。这个不仅可以通过数量指标方面迸行定量分析, 还可以通过定期的客户调查来得到定性分析, 做出综合的分析结论。

货位优化的最终目标就是降低成本, 可以通过提高生产力和将无用的运动减到最少来实现。为此, KPI绩效管理的引入, 它不仅是进行动态货位优化的量化工具, 还是一种优秀的管理模式, 采用PDCA循环模式展开绩效管理, 不断创新, 并给出指导意见和改进方向, 从而确保动态货位优化工作规范有序地进行。

ERP是数据的主要来源, 它不仅包括我们仓库现在的商品数据和库房信息, 还记录了以前的经营情况, 反应了计算动态货位优化所需要的统计量:出货频率 (出入库次数) 、单位体积、拣选密度、吞吐量、库存量和库存周转率等。

有数据表明:通过有效的货位优化, 在没有增加人员和设备的前提下, 拣选效率提高了50%, 工人行走距离减少55%, 拣货正确率可达99.8%, 保证了出库效率和工作质量。在库存量增加46.65%情况下, 盘点时间缩短了50%, 且准确率达99.23%。从而提高盘点质量和效率。货位优化前后对比结果 (见表2) 。

综上所述, 单点课程 (OPL) 、短间隔监控 (SIC) 、KPI管理模式在动态货位优化管理中的应用, 可操作性强, 有助于大幅度提高仓储运作与管理的工作效率, 使中、小型药品经营企业在日趋激烈医药市场的竞争中站稳脚跟, 最终蓬勃发展。