在仓储中应用ERP提高管理水平的探索

ERP (英文全称为Ente rpris e Re s ource Planning) 即为企业资源计划, 就是将企业内部所有资源整合在一起, 对采购、生产、成本、库存、销售、运输、财务、人力资源进行规划和优化, 从而达到资源的最佳组合, 获取最高利润的行为。随着我国经济的飞速发展, 市场竞争也日益激烈, 许多企业在经营管理中遇到了诸多困难, 如管理混乱、库存积压等困难, 制约着企业的发展和壮大。各个企业都在努力寻找解决这些问题的方法, 将ERP体系应用在企业的管理上, 可更好地推动企业管理进步, 规范管理流程, 更好地帮助企业解决管理难题, 使企业的物流、仓储、生产的信息交流更加畅通, 特别在仓储管理中的作用就显得更为突出。

在企业中, 一般的管理主要包括三个方面的内容:生产控制 (计划、制造) 、物流管理 (分销、采购库存管理) 和财务管理 (会计核算、财务管理) 。这三大系统是相互独立又相互联系的一个整体, 只有将他们互相之间衔接好, 才能够对企业进行有效管理, 发挥企业的最大效益。石家庄工业泵厂是著名的渣浆泵生产企业, 目前已拥有几十种泵, 年产值4个亿, 销售已突破万套, 但业务数据的采集和传递仍停留于手工状态, 仓库运作模式是先发料, 后由微机操作员按手工开据的料单打入系统, 这就导致:一是发错货品, 二是发错货品后, 仓库的实际库存和系统中的数据发生偏差, 日积月累, 帐实严重不符, 影响了系统的运作。而且, 手工核对效率低下, 劳动强度也高。为了加强仓库管理, 2007年我厂正式启动了ERP供应链管理系统, 按bom打印出库单, 工作差错大大降低, 劳动效率也大大提高, 同时保证了系统的数据的准确率。我厂的例子正是说明了ERP技术为企业的制造、库存管理等执行层提供了最佳数据采集手段, 通过ERP技术对有关数据进行采集和处理, 代替了原来人工记录信息的操作, 避免了由于重复、繁琐的人工操作所造成的信息错误, 同时也提高了工作效率, 保障了信息采集的准确性, 使之能准确、及时地采集到信息, 帮助企业极大地提高生产作业效率和管理水平。

在仓储部门, ERP系统能够帮助企业按照物料类型全程跟踪企业内部物料的转移过程, 能够处理企业内部物料转移的各种业务, 在仓储管理上可以改善以下几个方面的管理。

生产过程中的生产发料管理分为领料过程和发料过程。传统的领料过程是由车间填写领料单, 经过生产主管、计划主管及仓库总管人员的审核后, 再由车间领料人员到仓库领料, 仓库人员在收到领料单后, 必须在规定时间内, 按照领料单上所列明的物料项目及申请数量进行拣料, 拣料完成后将物料交车间领料人员, 双方在领料单上签字确认并明确实领数量;而传统的发料过程是仓库根据车间的用料计划, 事先准备好各个生产任务单所需的物料, 当车间领料人员来领用物料时, 则立即将准备好的物料发给车间领料人员, 或者按生产的进度直接将准备好的物料发到生产线, 双方在发料单上签字确认。发料方式要求企业有较高的管理水平, 生产的计划性比较强。在整个过程中, 仓库处于主导地位, 除要负责及时提供所需的物料外, 还要计划生产中后备物料的需求情况, 责任比较大一些, 需要花费大量的精力跟踪生产变化的情况, 耗时又费力。如果用料计划突然变动, 就会造成难以控制按定额发料, 使生产受到影响。应用ERP系统可由生产计划部门根据材料定额按照生产计划提前安排生成生产任务领用单, 因而实现了按定额发放生产用料, 仓库管理员只需通过生产工程号参照bom自动生成的材料出库单, 提前备料, 照单发料。大大节省了时间和人力, 提高了工作效率。正常发料是BOM中规定领的数量, 数量不能超过这个数量, 若超过, 就要分厂开额外的领料单领取。而且, 这两种出库单审核的权限也不一样, 正常出库单仓库人员就可以审核, 而超额领料单, 则需要主管级别以上的人员签字审批, 并且要注明超领的原因。通过对各种出库单据审批环节的控制, 使出库业务更加规范保证了库存信息的准确性和物料实物管理的严肃性, 同时有利于成本的核算及对车间的考核。系统把仓库出库单分成三种:销售出库单、材料出库单、其它出库单。规定生产出库必须是材料出库单, 这样财务在成本核算时数据统一、准确。

仓库的收料业务分为原材料库、半成品库、成品库。其操作流程是不同的, 材料库程序比较多, 一般在系统系统中原材料使用ABC管理法, 需要根据到货单生成报检单, 由检验部门对材料进行化学成分、计划符合性等验证。合格物资根据检验单办理入库单, 不合格退货, 需要让步接收的办理不良品处置单, 经过审批办理入库。半成品和成品根据生产订单或采购到货单, 及时地输入采购、产成品等入库单据。使用ERP系统后, 根据系统的库存信息, 销售部门、生产计划部门可按物料品种、仓库等项目实时查询物料及产成品的入库及库存情况, 同时通过系统计划人员可及时跟踪采购订单、生产任务单的执行情况。可及时解决生产的不配套问题、成装分厂的欠件入库后优先办理出库等问题, 大大提高了成装效率。

很多公司在生产运营中发现了各种不同层次的物料流复杂性, 因此他们采用各种方法以便更好地探微和监督材料流动。不管采用什么方式, 随着生产环节越来越复杂, 应用单一信息技术的弊端, 在低效的运作流程中表现得越来越明显。以前我厂材料或半成品入库都是微机操作员根据订单或发票直接计入手工帐, 和生产挂不上钩, 仓库数据不准确, 导致生产合同逾期严重, 客户报怨, 企业效益低。使用ERP系统后, 首先通过对库存情况进行盘点, 库存状况要求准确无误, 差错率为零。生产、销售、财务在这样的供应链里, 准确掌握库存, 加强齐套性管理, 减少库存积压, 加速资金周转, 保证合同及时交货, 满足用户要求, 提高企业效益。

ERP系统提供的库存统计和库存分析报表可进行多仓库汇总, 可按物料类别汇总查询, 清楚地反映成品库存的结构和原材料库存的情况, 及时了解库存物资的帐龄长短、是否超储积压。在熟练掌握ERP库存汇总功能后, 还可以在报表中应用自定义报表, 运用库存管理的业务数据, 列出想生成的数据类型, 系统可以帮助解决自定义报表。

总之, ERP系统在仓储管理中的应用, 大大提高了工作效率, 同时也利于建立规范的库存管理基础体系, 建立规范的物料工作流程, 在物流的控制中, 尽可能地减少人为因素。通过管理信息体系, 建立规范化的管理体系, 做到对物流的有效控制以及对各类相关信息控制。