目视管理在物流仓储企业应用研究

在物流仓储企业内部, 许多管理人员抱怨员工文化素质低, 许多管理工作不好开展, 储存物资品种繁杂, 缺乏高效、直观的管理方法。事实上, 只要我们在工作中的方法得当, 物流仓储企业的管理工作就能够做得更好, 物流仓储企业的各项职能就可以得到充分发挥。

笔者探讨如何将目视管理方法应用在物流仓储企业库区作业及办公场所的管理中, 以达到有效提高物流仓储企业综合保障能力的目的。

“目视管理”就是一看即知的管理。目视管理就是通过视觉导致人的意识变化的一种管理方法, 利用形象直观、色彩适宜的各种视觉感知信息来组织现场各种作业, 达到提高现场管理效率的一种管理方法。它以视觉信号为基本手段, 以公开化为基本原则, 尽可能地将管理者的要求和意图让大家都看得见, 借以推动自主管理、自我控制。所以目视管理是一种公开化和视觉显示为特征的管理方式, 也被称为“看得见的管理”。

目视管理在生活中有很多鲜活的例子, 比如:饮水机红色开关表示热水, 蓝色开关表示冷水, “红灯停, 绿灯行”;垃圾分类;各种警告标志;不同岗位、不同级别的工作人员穿不同颜色及式样的工作服装;不同兵种着不同颜色军装及佩戴不同兵种符号。

目视管理有如下三个主要特点:

(1) 形象直观, 人性化, 有利于提高工作效率

物流仓储企业管理人员组织指挥收发作业, 实质是在发布各种信息。操作人员接受信息最常用的感觉器官是眼、耳和神经末梢, 其中又以视觉最为普遍。可以发出视觉信号的手段有仪器、显示器、信号灯、标识牌、图表文字等。其特点是形象直观, 容易识别, 简单方便。目视管理可以激励自主管理, 是符合人性要求的管理法则。

(2) 透明度高, 便于互相监督, 发挥激励作用

实行目视管理, 对物流仓储企业作业的各种要求可以做到公开明示, 这就有利于人们默契配合、互相监督, 使违反作业程序的现象不容易隐藏。

例如, 根据不同物流仓储企业作业人员的特点, 规定穿戴不同的工作服和工作帽, 很容易使那些擅离职守、串岗聊天的人处于众目睽睽之下, 促其自我约束, 逐渐养成良好习惯。

(3) 有利于产生良好的生理和心理效应

目视管理的长处就在于, 它十分重视综合运用管理学、生理学、心理学和社会学等多学科的研究成果, 能够比较科学地改善同现场人员视觉感知有关的各种环境因素, 使之既符合现代技术要求, 又适应人们的生理和心理特点, 进而产生良好的生理和心理效应, 调动作业人员的积极性。

目视管理的内容分为7个方面。

(1) 规章制度与工作标准公开化

为了维护统一的组织和严格的纪律, 保持现场作业的连续性、比例性和节奏性, 提高作业效率, 实现安全作业, 凡是与现场作业人员密切相关的规章制度、标准、定额等, 都需要公布于众。

(2) 任务与完成情况图表化

计划指标与实际完成情况要及时公布, 并作趋势图, 使大家看出各项计划指标完成中出现的问题和发展的趋势。

(3) 结合定置管理, 实现视觉显示信息标准化

所谓定置管理, 也叫形迹管理, 是目视管理方法的一种。就是对现场中的人、物、场所三者之间的关系进行科学地分析研究, 使之达到最佳结合状态的一门管理方法。

(4) 作业控制手段的形象直观化与使用方便化

各作业环节和岗位之间的联络, 要设立方便实用的信息传导信号, 以尽量减少工作时间损失, 提高作业的连续性。例如, 在装卸搬运机械上安装警示灯或扬声器, 在连续作业场所配置故障显示屏。

(5) 物品的码放和运送数量标准化

物品码放和运送实行标准化, 可以充分发挥目视管理的长处。例如, 各种库存物资实行“五五码放”, 各类工位器具, 包括箱、盒、盘、小车等, 均应按规定的标准数量盛装, 这样, 操作、搬运和检验人员点数时既方便又准确。

(6) 现场人员着装统一化

在物流仓储企业, 它可以体现官兵队伍的优良素养, 显示不同单位、分队和职务、责任之间的区别。同时还具有一定的心理作用, 使人产生归属感、荣誉感、责任心等, 便于组织指挥作业。

(7) 色彩管理标准化

色彩是现场管理中常用的一种视觉信号, 目视管理要求科学、合理、巧妙地运用色彩, 并实现统一的标准化管理, 不允许随意涂抹。

目视管理具体的实施方法包括以下几种:

(1) 颜色管理

颜色管理, 包括地面、墙壁、管线、设备、工位器具等采用颜色的管理。颜色管理是作业和生活中效率最高的一种管理方式, 它成本低廉, 既能反映出管理水平, 还能促进管理者提高管理水平。常用的色彩配置参见表1。

(2) 定置管理

定置管理是将物品的形状勾勒出来, 将物品放置在对应的图案上。如图1所示, 画出每件工具的轮廓图形以显示工具搁放的位置。这样有助于保持存放有序, 某件工具丢失便立即能够显示出来。

下面就目视管理在物流仓储企业中的运用及其相关技术进行初步探讨。

物流仓储企业与一般企业的目视管理实施的基本步骤一样, 其主要的步骤及方案如下:

(1) 制定活动计划

作为目视管理的行动指南和实施方向, 一套完善的计划是推行目视管理必不可少的工具。计划包括目视管理活动计划、目视管理办法、奖惩条例、宣传事宜等。具体来说可以从3个方面来制定计划:

I作业方面

a.要确定颜色管理的相关标准, 如工具、零件定置场所的色彩。

b.划定区域线, 如特殊物品的存放区域。 (特别是弹药、油料等危险品)

c.绘制人员配置图。

d.危险区域的标志。

e.相关标志、仪表和看板, 如图2所示的库房温湿度仪表 (“三七线”) 。

通过这些目视管理工具可以看到物流仓储企业对于作业场地、人员配置、作业路线、作业数量要求的明确规定。当操作人员进行工作时, 不需要过多的现场指导, 只需要根据已经订好的计划按部就班的进行, 这样效率就大大提高了。

II工具方面

对于工具的管理方面, 物流仓储企业强调的并不是很多。然而, 工具管理又恰恰是目视管理在物流仓储企业实施的一个重要方面。其主要内容包括如下2项。

a.检查工具的定置管理, 如图3所示。

b.量具仪器色别管理, 如检测器具精度在规定值内、外的颜色区别。

III装备方面

现在, 机械化、信息化装备在物流仓储企业大量使用, 给物流仓储企业各项工作提供了便利。同时, 对于这些装备的管理和维护也越来越繁重。在准备管理中应用的目视管理方法有:

a.加注油料品种标志识别管理, 如加油口的颜色或形状标示不同。

b.相关装备操作动作的顺序指引。

c.危险动作部位色别管理, 如紧急停止开关的颜色标示。

d.仪表安全范围色别管理, 如安全范围内、外的颜色区分。

(2) 展开目视管理活动

首先, 展开教育培训, 传达目视管理相关知识。当然, 还可以通过宣传栏、板报等多种形式进行宣传教育。

其次, 正式开展管理活动, 具体内容为:

a.设计并张贴海报、标语;目视管理实际上是为物流仓储企业营造一个良好的工作氛围。

b.规划责任区;责任区的划分关系到目视管理展开的效果, 要做到在最大限度地提高工作效率的基础上尽可能地兼顾公平, 还要注意责任区划分要简单明确, 便于管理。

c.规划库房、设备、作业场所等的标示、管理看板和图表。

d.制定目视管理活动评价规定。在确定评估考核方法的过程中需要注意的是, 应在不同的系统内因地制宜地使用合适的标准。

e.进行现场巡视、指导和评审。

f.活动总结和改善。问题是永远存在的, 每次考核都会遇到问题, 因此, 目视管理是一个永无休止、不断提高的过程。

与库房及作业场所不同, 办公室目视管理主要是信息的共有化、业务的标准化和简单化, 以迅速、准确地为作业现场提供信息, 并有效解决问题。其基本方法与上述方法类似, 只是具体内容有所区别, 其主要管理内容体现在以下4个方面。

(1) 相关文件、单据及文具的管理

对于收发业务量较大的物流仓储企业, 每天都有大量文件及单据需要处理。目视管理对物流仓储企业文件及办公用品的管理工作提出了更高的要求。主要内容包括文件、单据及办公用品的分类标识、保管场所以及定位标识, 如图4、图5。

(2) 行动管理

通过完善的计划, 使办公人员能随时了解什么时候该干什么, 具体内容包括月或周工作计划等。

(3) 业务管理

业务工作是物流仓储企业各项工作的重中之重, 对于办公场所, 业务的明确化是办公人员高效工作的前提。因此, 应当尽量做到业务标准的手册化。

(4) 管理活动的展开和检查监督

办公室管理属于日常管理, 经常性比较鲜明, 因此, 在展开活动时, 要随时检查纠正, 做到边教边管。特别是人员的管理, 要加大目视管理的力度。可以通过佩带胸牌、臂章进行管理, 能对个人起到约束、激励作用。另外, 还可同考评相结合, 给人以压力和动力, 达到催人进取、推动工作的目的。

通过实施目视管理, 能够解决作业现场及办公场所中易出现的混乱情况, 使得作业效率得到提高。此外, 无论是是作业场所还是办公场所, 目视管理的运用都会在一定程度上提高仓储企业的综合保障能力, 是一种低成本、易于掌握、行之有效的现场管理方法。在物流仓储企业中实施目视管理的同时, 也不能忽视其他管理方法的运用。要善于博采众家之长, 在实践过程中不断完善目视管理的方法、技巧, 使其能够与时俱进、不断成熟。